Upgrade Education

Privacy Policy – Mentors


 Last updated: January 23, 2026

Through this Privacy Policy, we inform you about how we collect, use, transfer, and protect your personal data. Data processing is carried out in accordance with the provisions of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (the “General Data Protection Regulation” – GDPR), as well as with applicable national data protection legislation.

WHO ARE WE?

UPGRADE EDUCATION SRL provides educational counseling and mentoring services for students who aspire to study abroad. We support and guide young people through academic exploration, the selection of the most suitable program, and the preparation of their applications to top universities around the world. In this document, we refer to the company as „we”, „the Company”, or „Upgrade Education”.

Our contact details:
 📍 Address: Bulevardul Dimitrie Pompeiu no. 10A, Conect 1 Building, 1st Floor, Office 10
 📧 Email: gdpr@upgrade.education
 📞 Phone: +40 31 630 5013

HOW DO WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA?

We ensure that personal data are:

  • processed lawfully, fairly, and transparently;
  • collected for specified, explicit, and legitimate purposes, and not further processed in a manner incompatible with those purposes;
  • adequate, relevant, and limited to what is necessary for the intended purposes;
  • accurate and kept up to date;
  • stored in a form which permits identification of data subjects only for as long as necessary;
  • processed securely to protect against unauthorized or unlawful access, accidental loss, destruction, or damage, using appropriate technical and organizational measures.

WHAT TYPES OF PERSONAL DATA DO WE PROCESS AND FOR WHAT PURPOSES?

For mentors collaborating with the Company, we process the following personal data:
 full name, email address, phone number, home address, personal identification number (CNP), ID/passport series and number, age, gender, image, voice, bank account details, job title, signature, and any other information included in the CV.

These are processed for the purpose of establishing and managing the collaboration relationship, ensuring communication, and fulfilling contractual and legal obligations.

For contests or giveaways organized via our website or social media platforms (Facebook, YouTube, Instagram, TikTok), we process: full name, home address, email address, phone number, age, date of birth, and signature.

For the display of mentors’ photos on our website and social media pages, we may process: full name, image, description, academic background, hobbies, cultural/culinary preferences, mentoring journey, and extracurricular activities — only with prior written consent.

When completing the “Join the Upgrade Education Movement” form, we may collect: first name, last name, email address, reasons for joining the team, LinkedIn profile, and any personal data included in the uploaded CV.

When completing the “Access the ICERI 2024 Paper” form, we process: first name, last name, email address, and your role.

For website visitors, we may collect data through cookies or similar technologies such as: IP address, browser type, location, web pages visited on our site, time spent on site, internet provider, and device used. For more details, please refer to our Cookie Policy.

For the purpose of purchasing our book “Life After High School” via the website, we process the following personal data: first name, last name, email address, phone number, and delivery address.

We do not use your personal data for marketing communications, such as newsletters, unless you have explicitly given your consent by ticking a specific checkbox. In such cases, we process your first name and email address and ensure that you have a simple option to unsubscribe at any time or withdraw your consent.

WHAT ARE THE LEGAL BASES FOR PROCESSING PERSONAL DATA?

Your personal data is processed:

  • for the conclusion and performance of contracts;
  • to comply with legal obligations that apply to us;
  • based on your prior and explicit consent (e.g., for recruitment or marketing communications);
  • for the legitimate interests pursued by the Company (e.g., security measures, defending our rights in legal proceedings, etc.).

HOW LONG DO WE RETAIN YOUR PERSONAL DATA?

Your personal data is stored for as long as necessary to fulfill the purposes stated in this Privacy Policy, or as required by law (e.g., accounting, archiving obligations).

WHO DO WE SHARE YOUR PERSONAL DATA WITH?

We will not disclose or transfer your personal data to any third parties except in the following cases:

  • To public authorities or institutions, when we are under a legal obligation or when a legitimate interest applies (e.g., defending the Company’s rights in legal proceedings);
  • To contractual partners or collaborators who provide services such as web hosting, website development and maintenance, digital marketing, and communication;
  • To any third party, if you have given your explicit and specific consent for a particular situation and data set.

If personal data processed by the Company are transferred — directly or via partners — outside the European Economic Area (EEA), we ensure that such transfers comply with the GDPR (particularly Art. 46), based on appropriate safeguards (such as standard contractual clauses adopted by the European Commission), and ensure enforceable data subject rights and effective legal remedies.

WHAT SECURITY MEASURES DO WE IMPLEMENT?

We apply appropriate technical and organizational measures to ensure a high level of security and protection for personal data. This includes secure technologies, internal policies and procedures, and audit and control mechanisms to prevent unauthorized access, loss, or data breach.

WHAT ARE YOUR RIGHTS AS A DATA SUBJECT?

Under the GDPR, you have the following rights:

  • Right of access
  • Right to rectification
  • Right to erasure
  • Right to restrict processing
  • Right to data portability
  • Right to object to processing
  • Right not to be subject to automated decision-making, including profiling
  • Right to lodge a complaint with the National Supervisory Authority for Personal Data Processing (www.dataprotection.ro) or with the competent courts

To exercise these rights or for any questions regarding your personal data, please contact us at:
 📧 gdpr@upgrade.education

Politica de confidențialitate mentori

Ultima actualizare: 23.01.2026

Prin prezenta Politică vă informăm despre modul în care colectăm, utilizăm, transferăm și protejăm datele dvs. cu caracter personal. Prelucrarea acestora o realizăm în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (,,Regulamentul general privind protecția datelor’’, în continuare ,,R.G.P.D.”) și ale legislației naționale relevante în materia protecției datelor cu caracter personal.

  • CINE SUNTEM NOI?

UPGRADE EDUCATION SRL, oferă servicii de consiliere educațională și mentorat pentru elevii care își doresc să studieze în străinătate. Sprijinim si ghidam tinerii în procesul de explorare academică, alegerea programului potrivit și pregătirea aplicațiilor către universități de top din lume. În acest document, ne vom referi la companie folosind termenii „noi”, „Societatea” sau „Upgrade Education”.

Datele noastre de contact sunt:

Adresa sediului: Bulevardul Dimitrie Pompeiu nr. 10A, Clădirea Conect 1, Etaj 1, Birou 10

Adresă de e-mail: gdpr@upgrade.education 

Nr. de tel.: +40 31 630 5013

  • CUM PRELUCRĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL?

Datele cu caracter personal sunt:

    • prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;
    • colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
    • adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;
    • exacte și actualizate în termen;
    • păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele;
    • prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.
  • CARE SUNT TIPURILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE ȘI ÎN CE SCOP SUNT PRELUCRATE ACESTEA?

Mentorilor din cadrul Societății le sunt prelucrate următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă domiciliu, CNP, serie și număr carte de identitate/pașaport, vârstă, sex, imagine, voce, cont bancar, funcție, semnătură sau alte date reieșite din CV.

În vederea organizării de concursuri/tombole prin intermediul website-ului sau a rețelelor sociale (Facebook, Youtube, Instagram, TikTok) prelucrăm următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresă domiciliu, adresă de e-mail, număr de telefon, vârsta, data nașterii, semnătură.

În vederea afișării pe website, dar și pe rețelele sociale ale Societății (Facebook, Youtube, Instagram, TikTok) ale fotografiilor mentorilor, prelucrăm următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, imagine, descriere, studii, hobby-uri, preferințe culturale/culinare, procesul de pregătire, activități extracurricular. 

În vederea completării și transmiterii formularului „Alătură-te mișcării Upgrade Education”, prelucrăm următoarele tipuri de date cu caracter personal: prenume, nume, adresa de e-mail, motivele pentru care se dorește alăturarea în cadrul echipei, profilul de LinkedIn și alte date reieșite din cadrul CV-ului încărcat în cadrul acestui formular.

În vederea completării și transmiterii formularului „Accesează Lucrarea ICERI 2024”, prelucrăm următoarele tipuri de date cu caracter personal: prenume, nume, adresa de e-mail și rolul.

Pentru vizitatorii website-ului este posibil să colectăm date prin module cookie sau alte tehnologii similare, precum: adresa IP, navigatorul de internet, locația, paginile web accesate pe website-ul nostru, timpul petrecut pe website, rețeaua de internet, dispozitivul utilizat. Pentru mai multe detalii în acest sens, consultați Politica de cookie-uri.

În vederea achiziționării cărții noastre „Viata dupa liceu¨ prin intermediul website-ului, prelucrăm următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresa de e-mail, numărul de telefon și adresa de livrare.

Nu vă utilizăm datele dvs. cu caracter personal pentru a vă transmite comunicări de tip marketing, precum newsletter-uri, decât dacă vă dați consimțământul în mod expres pentru astfel de comunicări, bifând o căsuță de acord în acest sens. În acest sens, vă prelucrăm e-mailul și prenumele și  ne asigurăm că aveți la dispoziție o opțiune simplă de a vă dezabona în orice moment, respectiv de a vă retrage consimțământul cu privire la primirea acestor tipuri de comunicări. 

  • CARE SUNT TEMEIURILE LEGALE PE CARE SE BAZEAZĂ PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL?

Datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate în vederea:

    • încheierii și executării diferitelor contracte; 
    • pentru îndeplinirea obligațiilor legale care ne revin;
    • în baza consimțământului solicitat și/sau oferit în prealabil (în contextul recrutării de personal, pentru transmiterea comunicărilor de tip marketing etc.);
    • în scopul intereselor legitime urmărite de Societate (ex. adoptarea de măsuri de protecție și securitate a angajaților noștri, exercitarea unor drepturi și interese legitime ale Societății în cadrul procedurilor contencioase sau necontencioase etc.).
  • PE CE DURATĂ PRELUCRĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL?

Datele cu caracter personal sunt stocate în vederea prelucrării lor pe durata necesară atingerii scopurilor de prelucrare menționate în prezenta Politică sau pe durata impusă de lege (ex. în materie de arhivare, de contabilitate etc.).

  • CUI TRANSMITEM DATELE CU CARACTER PERSONAL?

Nu vom comunica sau transfera vreunui terț, niciuna dintre datele cu caracter personal colectate de la dvs. sau despre dvs. cu excepția:

    • Autorităților și instituțiilor publice – când există o obligație legală în acest sens sau în scopul unui interes legitim (apărarea drepturilor Societății în procedurile contencioase sau necontencioase etc.).
    • Partenerilor contractuali sau colaboratorilor Societății care ne oferă servicii de găzduire web, de dezvoltare website, mentenanță website, marketing online și comunicare de marketing.
    • Oricărui terț – dacă v-ați dat consimțământul în mod expres și punctual, pentru respectiva situație și respectivele date.

În cazul în care datele cu caracter personal prelucrate de Societate sunt transferate de către aceasta direct sau prin intermediul partenerilor contractuali/colaboratorilor săi în afara Spațiului Economic European, vă asigurăm că aceste transferuri au loc cu respectarea R.G.P.D. (în special art. 46 din R.G.P.D.), a prevederilor legale aplicabile în materie, în baza unor garanții adecvate (clauze standard de protecție a datelor adoptate de Comisie) și cu condiția de a exista drepturi opozabile și căi de atac eficiente pentru persoanele vizate. 

  • CE MĂSURI DE PROTECȚIE ȘI GARANȚII LUĂM?

Societatea implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel înalt de securitate și protecție a datelor cu caracter personal. Utilizăm metode şi tehnologii de securitate, împreună cu politici şi proceduri interne de lucru, inclusiv de control şi audit, pentru a proteja datele cu caracter personal colectate conform prevederilor legale în vigoare relevante în materia protecției datelor cu caracter personal. 

  • CARE SUNT DREPTURILE DVS. ÎN CALITATE DE PERSOANĂ VIZATĂ?

Orice persoană vizată își poate exercita următoarele drepturi, așa cum sunt prevăzute de către Regulamentul general privind protecția datelor:

    • Dreptul de acces; 
    • Dreptul de rectificare; 
    • Dreptul la ștergere;
    • Dreptul la restricționarea prelucrării;
    • Dreptul la portabilitate;
    • Dreptul la opoziție a prelucrării;
    • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri;
    • Dreptul de a se adresa Autorității Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro) și instanțelor de judecată.

Pentru exercitarea acestor drepturi sau pentru orice întrebări legate de prelucrarea datelor tale personale, te rugăm să ne contactezi pe adresa de email: gdpr@upgrade.education